会议室预约管理制度（修订）

一、目的与范围

为规范物理学院会议室管理，保障教学、科研工作的顺利进行，特制定本管理办法。本办法适用于本院全体师生。

二、会议室分布及使用

1.C座五层会议室： C503会议室、C506党员活动中心、C511大会议室、C517XSPACE、C523会议室。C503、C511仅限线下登记方式预约；C506、C517、C523会议室仅限线上微信公众号预约。

C511会议室优先保障学院会议和大型研讨会使用；C523会议室优先保障视频点会议使用。

2.C座六、七、八层会议室：C626、C627、C726、C727、C826、C827中会议室。六、七、八层中会议室仅限线上微信公众号预约，一般用于课题组讨论、研讨会使用。

3.物理学院会议室全部为内部会议室，仅用于学院内部使用，原则上不得外借。

4.会议室严禁用于除会议以外的其他用途。

三、预约方式及流程

1.预约方式

（1）线上预约：物理学院微信公众号“物院预约”功能

（2）线下预约：物理学院党政办公室（C501）登记预约。

2.预约流程

（1）线上预约流程：

①关注“航路物语”微信公众号，找到“物院预约”功能。

②选择需要使用的会议室、预定时间、预定时长等信息，填写预定人和参会人信息。

③提交预约申请，完成预约。

（2）线下预约流程：

①至物理学院党政办公室C501，在会议登记本上登记会议室房间号、使用时间、使用人信息，完成预约。

四、预约规定

1.预约时间：使用人可预约任意时间，请妥善管理预约时间，避免影响会议进程。

2.预约取消：使用人取消预约，请及时通过线上系统或线下取消等方式取消预约，避免资源浪费。

3.暂停使用：如发生紧急状况或会议室维修等情况，会议室管理人员有权暂停或调整使用情况。

五、使用规定

1.使用时间：使用会议室时，需按照预定的时间使用，避免超时占用。

2.设施设备：使用会议室时，需注意会议室设施设备的使用方法，保持设备的完整性和清洁卫生，切勿损坏会议室公共设备。会议结束后及时关闭设备，切断电源，归还设备。

3.会议室清洁：使用会议室时，需保持会议室整洁卫生，使用后应将桌椅恢复原貌，清洁白板，打扫干净，不留纸张等杂物。

六、责任

1.责任人：全院师生要严格执行本制度，学院党政办公室加强对会议室使用情况的监督和管理。

2.监督：如有未经预约占用、超时使用、将会议室用作它用等问题，将视具体情况给予相应的处理，如取消预约资格等。

3.赔偿：如使用过程中造成会议室设备损坏，会议室使用人对设备损坏造成的损失进行赔偿，如承担维修设备、置换设备等责任。

七、制度执行

1.本规定自发布之日起执行；

2.本规定由北京航空航天大学物理学院党政办公室负责解释。

                                                                                              北京航空航天大学物理学院

                                                                                                二○二三年九月十一日